Ce fac cu teancul de hartii?

Trebuie sa recunosc ca ma intreb de fiecare data cu indignare de ce mai tiparim atat de mult in era tehnologiei, cand facturile pot fi trimise prin e-mail, iar ofertele pot fi gasite in brosura electronica. Dar, poate am eu pretentii prea mari de la companii, oameni, pentru natura si o viata simplificata.

Daca te descurajeaza teancurile de hartii adunate de-a lungul timpului, poate este timpul sa iti dai o sansa si sa le infrunti, organizandu-le pentru totdeauna. Ce-i drept, nu este o categorie usor de organizat din doua motive: volumul mare si diversitatea de subcategorii. Insa, imediat ce ai scapat de muntele inutil, vei simti o usurare enorma.

In procesul de organizare pe baza metodei KonMariTM, de fiecare data cand ajung cu un client la categoria „hartii”, sfatul meu este sa le tratam pe toate fara mila deoarece plec de la premisa ca avem nevoie de foarte putine. De exemplu, poti face mult loc daca renunti la manualele cu instructiuni de utilizare (deoarece le poti gasi online, in format pdf) sau la garantiile expirate.

Dupa sortare, recomandarea este sa le organizam pe cele ramase in trei categorii:

  • Hartii de care avem nevoie in prezent (ex. facturi de platit etc.);
  • Hartii de care avem nevoie pentru o perioada limitata (ex. analize medicale);
  • Hartii de pastrat pentru o perioada nelimitata (ex, contracte de casa, certificate de nastere, contracte de angajare, certificatul de casatorie, diplome sau carnete de sanatate etc.).

Apoi, le depozitam in bibliorafturi sau in dosare (eu prefer dosarele), in functie de volumul ramas, si le etichetam astfel incat sa fie simplu si usor de gasit de orice locuitor al casei ­čÖé

In continuare, pentru a preveni reaparitia muntelui de hartii, trebuie sa faci urmatoarele doua lucruri:

  • Cere-le celor de la care primesti in mod constant corespondenta prin posta sa iti trimita informatiile in format electronic, prin e-mail (in special, furnizorilor);
  • Gandeste-te daca unele dintre documentele pe care te-ai decis sa le pastrezi pot fi scanate astfel incat sa poti renunta la formatul fizic.

Care este cea mai mare provocare a ta cand vine vorba de hartii?